Definindo verbas para pequenas empresas

Tempo de leitura: 4 minutos

Esta é a primeira lição da série: 3 dicas para lançar um negócio duradouro.
Vamos responder:
Por que eu deveria definir verbas e analisar despesas para minha pequena empresa?
Quais são os diferentes tipos de despesas que eu preciso continuar analisando?
Quais ferramentas eu posso usar para me ajudar a analisar despesas?

Imagine que Sarah possui um food truck que vende sanduíches. Toda manhã, ela dirige para o mesmo ponto na rua do centro financeiro da sua cidade. Graças à combinação de seus deliciosos sanduíches, localização privilegiada, e trabalhadores famintos no intervalo de almoço, o food truck de Sarah é um negócio rentável. Algumas vezes ela vende até além dos seus sanduíches mais populares.

Para ter certeza que ela está consistentemente lucrando, Sarah confere fielmente sua conta no banco, no final de cada mês. Mas essa é a melhor maneira para ela monitorar o sucesso da sua empresa?

VAMOS DESCOBRIR: Verdadeiro ou Falso?
Conferir sua conta no banco, no final de cada mês, Sarah sabe quanto dinheiro ela tem agora? (V) ou (F)
Sabendo disso, Sarah também sabe se ela vai ter dinheiro suficiente para se manter nos negócios daqui a um ano, não importa quais problemas possa acontecer? (V) ou (F)
Sabendo os lucros mensais, Sarah vai estar preparada se uma loja perto do seu food truck se tornar disponível para ser alugada, dando a ela a chance de abrir um restaurante? (V) ou (F)

Resultado: F V F
Conferir sua conta bancária no final de cada mês só permite que Sarah saiba que tem dinheiro suficiente agora. Não a ajuda a ter certeza de que sua empresa vai se manter em funcionamento – e esperançosamente crescer – no futuro.

Ter uma pequena empresa pode ser compensador, mas também arriscado. Frequentemente, empresas falem porque simplesmente ficam sem dinheiro. Sim, conferir sua conta bancária pode te informar se está vendendo produtos e serviços o suficiente para fazer dinheiro mensalmente. Mas isso não ajuda você a levar sua empresa ao sucesso daqui a um ano ou até dez anos.

Então o que pode ajudar?

Definir uma verba e analisar suas despesas, isso pode ajudá-lo a manter sua empresa saudável e realmente saber quanto vai custar para seu negócio prosperar.

Definir uma verba e analisar despesas ajuda você a:
> Permanecer aberto: Saber os custos operacionais atuais e os números de vendas ajudam você a se certificar de que tem dinheiro suficiente para se manter à tona.
> Lidar com problemas: Você pode se preparar para problemas que podem surgir, como uma queda sazonal nas vendas ou aumento no seu aluguel.
> Crescer: Você pode planejar passos para levar sua empresa para o próximo nível e saber quanto isso vai custar.

#DICA: Ter as despesas da sua empresa organizadas também pode ajudá-lo a se preparar para quaisquer impostos que sua empresa precisará pagar, assim como ajudá-lo a manter-se preparado para quaisquer deduções ou reduções necessárias.

Como um primeiro passo para definir uma verba para sua pequena empresa, considere fazer uma lista de todas as despesas do seu negócio. Isso pode incluir marketing, folha de pagamento, tecnologia, equipamentos, veículos (incluindo quilometragem), aluguel, serviços, mantimentos, ingredientes, viagens, entretenimento, e assim por diante.

Sua empresa já está funcionando, você já tem uma boa ideia de quais são suas despesas. Se ainda não começou sua empresa pode conferir os sites Small Business Administration e Score.org para ter ajuda. Dependendo de onde sua empresa se localiza, pode ser uma boa ideia organizar suas despesas em categorias baseadas em quais impostos e dedutíveis seus impostos permitem. Isso pode ajudá-lo a organizar seus impostos no futuro.

O próximo passo é tomar uma nota de quais despesas são pontuais, recorrentes, fixas e variáveis. Por exemplo, Sarah comprou seu food truck, o que é uma despesas pontual. Mas ela faz trabalho de manutenção nele a cada três meses, então esse é um gasto recorrente. Despesas fixas não podem ser mudadas ou são muito difíceis de mudar – como aluguel, gerenciamento de salários, e benefícios -. É importante que você não deixe essas despesas ficarem muito altas já que você não pode cortá-las rapidamente se não estiver vendendo o suficiente. Despesas variáveis são aquelas que você pode mudar baseadas em quanto está vendendo. Comissões de venda são um ótimo exemplo disso porque elas sobem e descem de acordo com o volume de vendas.

Colocar essas despesas no papel ajuda você a planejar quando e quantas vezes vai precisar de dinheiro para elas. Isso também pode te dizer quando terá dinheiro extra para outras necessidades importantes da empresa, como contratar ajuda sazonal.

FIQUE ATENTO: Considere anotar quais despesas impulsionam lucros e se pagam sozinhas. Por exemplo, comprar buscas pagas on-line pode ajudar você a aumentar suas despesas, mas também pode resultar em aumento de vendas e lucros.

Análise de despesas pode parecer difícil no início, mas felizmente existe softwares de contabilidade como Conta Azul, Zeropaper e Frashbooks para ajudar. Eles permitem que você sincronize as contas da sua empresa e seus cartões de crédito para que visualize todas as suas despesas. Eles também vão automaticamente sumarizar suas despesas e lucros nas categorias de sua escolha, como “folha de pagamento” e “marketing”. Isso permite que você veja como suas despesas e lucros têm mudado ao longo do tempo, o que você precisa ajustar ou cortar para gerar lucro e manter a estabilidade, e quais números de vendas você precisa atingir para alcançar os objetivos da sua empresa. Alguns softwares de contabilidade também podem ajudá-lo a planejar uma verba, mas nem todos podem. Você pode usar softwares de planejamento financeiro como LivePlan.com ou confiar em planilhas. Pode visitar o Score.org para ver um bom modelo de planilha.

Usar softwares de contabilidade é ótimo, mas um ser humano real também pode ajudar durante a temporada de impostos. Considere trabalhar com um contador quando for tempo de fazer impostos – seus softwares pode dar a você toda informação que eles precisam.

VAMOS FAZER: Vamos ajudá-la a ter um bom início analisando suas despesas criando uma lista inicial dos seus gastos.
> Lista inicial de despesas:
* Marketing
* Folha de pagamento
* Tecnologia (softwares e hardwares)
* Equipamento
* Veículo / Transporte
* Aluguel
* Serviços
* Mantimentos
* Ingredientes
* Viagens
*Entretenimento
Bom trabalho, criando uma lista inicial de despesas. Seu próximo passo é adicionar quaisquer despesas que nós não nomeamos. Você pode usar os os sites Small Business Administration e Score.org para ajudar. ( a indicação dos sites e softwares não são propagandas nem são indicações pagas neste post, trata-se apenas de dicas profissionais)

Por Anita Campbell, CEO, Small Business Trends Power By Time Primer

Agora corra para a segunda dica desta série: Desafios de Começar um novo Negócio