Para que qualquer empresa funcione adequadamente e permaneça no mercado por longo tempo, a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes é fundamental e, desde que haja uma boa gestão de compras, os negócios se tornam viáveis e lucrativos.
Crescer e vender mais são objetivos primordiais, principalmente nos momentos de crise que ocorrem com frequência diante da volatilidade dos aspectos econômicos que existem no país e, gerir adequadamente os processos de compras de é fundamental.
E, nesse sentido, a relação com os fornecedores de refletor de LED para galpão é um processo que se constrói ao longo do tempo e não ocorre do dia para a noite, mesmo porque identificá-los adequadamente é um trabalho constante e colaborativo.
A gestão de compras, então, se torna fundamental para que as empresas mantenham uma com as outras um diálogo mais assertivo, cujos objetivos devem se encaixar para que as negociações se tornem mais adequadas entre o fornecedor e a organização.
Entendendo o conceito de gestão de compras
Gestão de compras, nada mais é do que estabelecer a forma como a empresa vai realizar o processo de compras dos produtos, por meio de decisões padronizadas.
Ou seja, quando aprova as ordens de compras, recebe as mercadorias, paga os fornecedores e os mantém na lista de contatos.
A gestão de compras engloba ainda o relacionamento com os fornecedores, o processamento de pedidos de espelho sob medida para banheiro e a identificação de problemas que possam surgir durante este processo.
A gestão de compras e do estoque interno é extremamente importante no cenário mercadológico, que deve ser sempre observado, para que as empresas possam se destacar e serem competitivas diante da concorrência.
Desta forma, os negócios se tornam mais eficientes e produtivos e, quando há um bom gerenciamento de compras, este processo perfaz muito benefícios nas empresas que prestam serviços gerais terceirizados.
Para o recebimento destas vantagens e para a qualificação eficiente dos produtos e serviços para os clientes internos e externos, alguns pontos são de grande relevância na gestão de compras e se relacionam com alguns fatores, tais como:
- Agilizar e automatizar os fluxos de trabalho;
- Prever os problemas que podem ocorrer junto aos fornecedores;
- Colher dados do processo de compras;
- Contornar as dificuldades na cadeia logística;
- Adotar ferramentas para o gerenciamento das compras;
- Armazenar as informações de entrada e saída de produtos;
- Estabelecer preços mais competitivos;
- Manter o estoque sempre atualizado.
Todos esses itens abordados e inseridos no sistema interno da empresa mostram os caminhos adequados para que as negociações sejam otimizadas e criam argumentos importantes para que elas possam ser as melhores para com os fornecedores.
Por exemplo, ao vender persianas de alumínio para cozinha a quantidade estocada deve ser colocada em uma planilha para que o time de compras as controle adequadamente a fim de identificar quando os lotes devem ser abastecidos para que o produto não falte.
Estas informações armazenadas estabelecem quando as últimas compras foram realizadas, quando será necessário realizar outras, e por isso os dados devem ser sempre atualizados, para que o gerenciamento seja adequado.
Objetivos e responsabilidades da gestão de compras
A gestão de compras tem um papel estratégico fundamental para os negócios, não apenas para aumentar as margens de lucros, mas, também, fazer com que o processo seja desburocratizado e menos repetitivo. As responsabilidades e objetivos são:
- Suprir a empresa com mais produtos;
- Realizar compras eficientes e menos custosas;
- Manter relacionamentos mais seguros com os fornecedores;
- Administrar melhor o estoque;
- Selecionar os melhores fornecedores;
- Proteger os gastos da empresa;
- Negociar preços junto aos fornecedores;
- Buscar benefícios mútuos;
- Acompanhar as tendências do mercado de suprimentos;
- Colocar a empresa em um patamar financeiro superior.
Administrar o time de vendas pode ser realizado por meio de aplicativos de gerenciamento de tarefas e existem opções gratuitas, para que o trabalho de cada colaborador seja definido, sem que ocorra sobrecarga.
O histórico de compras de piso tipo paver, por exemplo, é essencial e, nesse sentido, a empresa consegue identificar os melhores fornecedores no mercado, para que preços diferenciados possam ser negociados, colocando a empresa em destaque.
Inclusive, através de aplicativos de comunicação, como o Skype ou WhatsApp, os mal-entendidos são evitados e a empresa e o fornecedor passam a se conectar mais adequadamente a qualquer momento, de forma direta e transparente.
Os compradores são responsáveis no contato com várias pessoas e, a gestão de compras pode ser facilitada se os mesmos tiverem cartões de visitas com informações necessárias como telefone e e-mail e devem ser disponibilizados para todos os consumidores.
Eles podem ser digitais, economizando no gasto da impressão em papel. Afinal, a economia nas despesas é fundamental em empresas que fazem aluguel de piscina de bolas infantil, para que os recursos financeiros possam ser direcionados para outros setores.
O mercado demanda uma variedade enorme de fornecedores. Portanto, negociar os melhores preços e descontos faz com que o volume de compras de produtos aumente. Porém, realizar uma pesquisa apurada dos mais conceituados é fator de segurança.
Como realizar uma boa gestão de compras
A gestão de compras é um trabalho cotidiano e demanda esforços da equipe, porém, é indispensável para manter a competitividade no mercado. Sendo necessário apresentar dicas para que ele funcione adequadamente e seja bem realizado:
- Mapear o processo de compras;
- Desenvolver uma estratégia para o time;
- Construir a gestão junto à liderança e os compradores;
- Monitorar as vendas e o estoque diariamente;
- Ter fornecedores confiáveis;
- Trabalhar com diversos fornecedores;
- Automatizar os trabalhos internos;
- Mensurar sempre a eficiência das estratégias;
- Investir em softwares de gestão de compras.
Quando os processos de compra são mapeados eles se tornam mais eficientes e também agilizam as atividades dos colaboradores de da área de compras, e, caso a empresa não tenha esse processo, implementá-lo vale muito a pena.
Sendo a meta alavancar as vendas, uma estratégia assertiva deve ser elaborada, e o plano de gestão deve ser construído junto a liderança e compradores, para que as compras sejam mais econômicas e gerem resultados financeiros positivos.
Portanto, monitorar as vendas de curso para primeira habilitação, padronizando os processos, para que todos os envolvidos trabalhem da mesma forma, de forma organizada, sem que se deixem pontas soltas nas informações.
Da mesma forma, é preciso manter o controle do estoque, para que os produtos vendidos possam ser subtraídos, para mais a frente serem recolocados.
Por certo, os fornecedores devem ser confiáveis e para estabelecer esta confiança o relacionamento com eles é fundamental, diminuindo os riscos e incompatibilidades ao longo do tempo.
Diversificar os fornecedores é importante porque garante um leque de opções maior nos processos de compras. Não se pode ter apenas um fornecedor, mesmo porque esta estratégia está fora de uma empresa que quer crescer, ainda que seja de pequeno porte.
Basta imaginar apenas um fornecedor de porta documento veicular personalizado. Caso tivesse apenas um fornecedor e ele não entregasse as mercadorias, uma quebra na logística ocorreria gerando empecilhos na empresa.
Automatizar os fluxos de trabalho economiza tempo do time de compras, gerando com maior facilidade as ordens de compras, a aprovação dos pedidos, notas fiscais, os pagamentos e a atualização do estoque.
Mensurar a eficiência das estratégias e informações periodicamente por meio de softwares de gestão garante resultados positivos nos processos de compras, assim como nas requisições dos pedidos, através de relatórios emitidos pelo departamento de TI.
Benefícios de uma boa gestão de compras
Através de uma boa gestão de compras, a empresa recebe benefícios muito interessantes e abaixo seguem os 5 principais:
- Maior eficácia na compra de materiais e matéria-prima;
- Melhor administração no volume de recebimentos financeiros;
- Garantia dos melhores fornecedores;
- Melhoria na gestão do tempo;
- Contenção de gastos desnecessários.
Um sistema de compras bem estruturado faz com que a compra de materiais e matéria-prima seja mais eficiente, no sentido de cumprir com os prazos de pagamento e gerar relatórios sobre os melhores preços que o mercado competitivo está oferecendo.
Um bom sistema de gestão de compras permite que a empresa administre melhor a entrada de recursos financeiros, para que ela identifique o quanto pode ser investido e, ainda, permite a redução de gastos com produtos que não são comercializáveis.
Com a aplicabilidade de um bom sistema de compras, a empresa consegue obter os melhores fornecedores de materiais e matérias primas, garantindo as vendas e os lucros cabendo, inclusive, ao comprador realizar uma melhor gestão de tempo.
E, nesse sentido, problemas com atraso nas entregas podem ser evitados, dirimindo a insatisfação dos clientes.
A maior vantagem é conter gastos desnecessários, desde que a empresa invista em um bom sistema de gestão de compras, garantidora do melhor custo-benefício.
Considerações finais
De forma resumida, a gestão de compras é um processo estratégico que faz com que a empresa compre insumos necessários para a produção qualificada de produtos, evitando o excesso de gastos operacionais.
Por esse motivo, ela se torna uma das principais estratégias que um negócio pode utilizar em seu planejamento para alavancar as vendas. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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